Tjekliste

Nedenfor har vi lavet en tjekliste over de ting og emner du skal forholde dig til, i forbindelse med dit arrangement.

Det er ikke nødvendigvis alle ting der er relevante for dit arrangement, ligesom der også kan være specielle ting i forhold til dit arrangement, der ikke er nævnt. 

Vi har inddelt emnerne i forhold til tidspunktet det er relevant at tænke på det, samt foreslået link til nyttige hjemmesider om emnet.

Ca. 6 md. før arrangement

Ο Tjekke at datoen ikke kolliderer med helligdage eller andre arrangementer.       

Ο Booke sted eller lokale, hvor du vil afholder dit arrangement.       

Ο Lave en tidslinje for forberedelserne. Link til opret en hurtig tidslinje i Excel.

Ο Opdatere budget og financieringsplan.         

Ο Lave en liste over fonde og puljer der kan søges. Link til tilskud til arrangementer.

Ο Indtænke grønne principper og bæredygtige løsninger.

Ο Finde nogen der kan hjælper dig med planlægning, teknik og SoMe.        

Ο Lave en risikovurdering. Link til forklaring på hvad en risikoanalyse er.

Ο Lave en interessentanalyse. Link til hjemmesiden Teambuilder om interessentanalyse.

Ο Underskrive kontrakter og forhandle samarbejdsaftaler.       

Undersøge behov for div. tilladelser og licenser f.eks.:    

Ο Afspærrings- og skilteplaner.        

Ο Telte eller andre transportable konstruktioner.       

Ο Polititilladelser.   

Ca. 3 md. før arrangement    

Ο Indsende ansøgninger om tilladdelse til arrangementer. Vær dog opmærksom på, at store arrangementer kan have længere behandlingstid.        

Ο Tjekke om der er behov for lejlighedstilladelse.        

Ο Tjekke om der er behov for affaldshåndtering og naboorientering.         

Ο Tjekke om der er KODA eller Gramex udgifter.        

Ο Lave en drejebog med deadlines og opgavefordeling. Link til hjemmesiden Miro.

Ο Sende invitationer ud.        

Ο Opdatere budget og financieringsplan igen. Er der behov for justeringer?        

Ο Lave en detaljeret kommunikationsplan. Link til hjemmesiden Infomedia om hvordan du laver en kommunikationsplan.     

Ο Danne et overblik over gratis eventkalendre.        

Ο Vurdere om der skal oprettes en hjemmeside eller et Facebook event.      

Ο Vurdere om der skal laves tryksager for at markedsføre arrangementet.

Lige op til arrangement

Ο Tjekke om vejrudsigten har konsekvender for arrangementet.

Ο Opdatere og gennemgå eventplanen og tjeklisten en gang til.

Ο Tjekke tilmeldingslister.

Ο Tjekke at der er aftalt fotograf og/eller videograf.

Ο Tjekke at der er styr på afspærringer og skilte.

Ο Kopiere vigtige dokumentation - tilladelser, gæstelister, eventplan mm.

Ο Planlægge at være tidligt på stedet på dagen(e).